Powierzenie pracy na podstawie oświadczenia - Powiatowy Urząd Pracy w Tomaszowie Lubelskim

Powierzenie pracy na podstawie oświadczenia

Procedura oświadczeniowa umożliwia obywatelom Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy wykonywanie pracy w Polsce do 24 miesięcy bez zezwolenia na pracę, z wyłączeniem prac sezonowych wskazanych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r. Warunkiem skorzystania z procedury jest wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy oraz posiadanie przez cudzoziemca tytułu pobytowego uprawniającego do pracy na terytorium RP. Oświadczenie składa się elektronicznie i musi zawierać m.in. dane pracodawcy i cudzoziemca, datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy, rodzaj umowy, wynagrodzenie brutto, podklasę PKD, stanowisko i miejsce wykonywania pracy; rejestracja jest dopuszczalna tylko dla podklas PKD niewymienionych w rozporządzeniu dotyczącym prac sezonowych, a praca musi być ściśle związana z prowadzoną działalnością. Oświadczenia mogą obejmować okres do 24 miesięcy, można składać kolejne oświadczenia dla tego samego cudzoziemca bez obowiązku zachowywania przerw.

Do wniosku należy dołączyć opłatę 400 zł, oświadczenie o niekaralności, dokument tożsamości pracodawcy oraz skany stron dokumentu podróży lub innego dokumentu tożsamości cudzoziemca; gdy cudzoziemiec przebywa poza RP, wymagany jest skan stron dokumentu podróży z danymi osobowymi. Wpis do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych, a w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego do 30 dni. Starosta odmówi wpisu, gdy pracodawca był karany za naruszenia przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców, gdy oświadczenie ma charakter pozorny, gdy pracodawca nie prowadzi działalności uzasadniającej zatrudnienie lub zalega z obowiązkami finansowymi, przy czym od decyzji przysługuje odwołanie do ministra właściwego do spraw pracy.

Samo wpisanie oświadczenia nie uprawnia do legalnej pracy bez odpowiedniego tytułu pobytowego; szczególne regulacje z 12 marca 2022 r. gwarantują legalność pobytu obywatelom Ukrainy i ich małżonkom, którzy przybyli do Polski po rozpoczęciu inwazji. Po wpisie pracodawca ma obowiązek poinformować starostę o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni, a w razie niepodjęcia pracy w terminie 14 dni od daty wskazanej w oświadczeniu. Pracodawca jest zobowiązany zawrzeć pisemną umowę z tłumaczeniem zrozumiałym dla cudzoziemca, uwzględnić warunki oświadczenia i przekazać kopię umowy organowi przed powierzeniem pracy.

Należy przestrzegać obowiązków takich jak zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni, dostosowanie wynagrodzenia do minimalnego oraz przechowywanie kopii dokumentu pobytowego; za naruszenia przewidziane są sankcje. Jeżeli cudzoziemiec pracował na podstawie oświadczenia co najmniej 3 miesiące na umowie o pracę i pracodawca chce kontynuować zatrudnienie na tym samym stanowisku, możliwe jest wystąpienie do wojewody o zezwolenie na pracę lub złożenie przez cudzoziemca wniosku o zezwolenie na pobyt i pracę, przy czym wykonywanie pracy pozostaje legalne w okresie oczekiwania na decyzję. Nowego oświadczenia nie wymaga zmiana siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy, przejście zakładu pracy na innego pracodawcę, zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego wymiaru ani zmiana nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków.

Funkcja korzysta z technologii sztucznej inteligencji (AI).

Powierzenie pracy cudzoziemcowi na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy jest procedurą uproszczona, nazywaną także "procedurą oświadczeniową". Pozwala ona obywatelowi jednego z 4 państw: Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Mołdawii i Ukrainy wykonywać pracę w Polsce przez 24 miesiące bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę, w zakresie, w jakim nie jest wydawane zezwolenie na pracę sezonową, czyli innym niż wskazane w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie działalności, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową.

Warunkiem skorzystania z procedury uproszczonej jest uzyskanie przez pracodawcę wpisu do ewidencji oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy oraz posiadanie przez cudzoziemca dokumentu potwierdzającego tytuł pobytowy w RP, uprawniającego go do wykonywania pracy na terytorium RP.

Obecnie każdy pracodawca, który chce skorzystać z procedury oświadczeniowej może wystąpić o wpis oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń na okres nie dłuższy niż 24 miesiące niezależnie od tego czy cudzoziemiec pracował lub pracuje na podstawie oświadczenia. Nie ma także przeszkód, aby bezpośrednio po zakończeniu pracy na podstawie oświadczenia dany pracodawca złożył kolejne oświadczenie dla tego samego cudzoziemca. Nie ma wymogu zachowywania przerw pomiędzy oświadczeniami.

Procedura rejestracji

Pracodawca składa przez stronę internetową oświadczenie. Wypełniając oświadczenie, należy wpisać, m.in.: dane pracodawcy, dane cudzoziemca, którego zamierza się zatrudnić, datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy, rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia brutto, podklasę Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej, zawód i miejsce wykonywania pracy. Proszę pamiętać, że oświadczenia mogą być rejestrowane tylko w przypadku podklas PKD niewymienionych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie działalności, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową Oznacza to, że zarówno pracodawca musi prowadzić działalność danego rodzaju (nie-sezonową), jak i praca cudzoziemca musi być z nią ściśle związana;
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa się wraz z opłatą w wysokości 400 zł, oświadczeniem o niekaralności, ważnym dokumentem tożsamości, skanem wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub skanem innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP – skanem stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca;
W sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego wpis lub odmowa dokonania wpisu wniosku do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego wpisanie następuje do 30 dni;
Starosta wydaje decyzję odmowną zawsze, gdy podmiot powierzający pracę był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu Karnego, jeżeli z okoliczności wynika, że oświadczenie jest składane dla pozoru, będzie wykorzystane przez cudzoziemca w celu innym niż praca deklarowana w oświadczeniu lub podmiot powierzający pracę nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy w szczególności, m.in.: nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków;
W przypadku decyzji odmownej, podmiot ma możliwość odwołania się od organu drugiej instancji - ministra właściwego do spraw pracy, czyli Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;
Podobnie jak do tej pory, samo oświadczenie nie jest wystarczające do legalnej pracy w Polsce – cudzoziemiec musi jeszcze posiadać tytuł pobytowy pozwalający na pracę (np. odpowiednia wiza lub zezwolenie na pobyt czasowy, przebywanie w ruchu bezwizowym do 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni).

Przepisy specjalnej ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa gwarantują legalność pobytu obywatelom Ukrainy i ich małżonkom, którzy po rozpoczęciu rosyjskiej inwazji przybyli z Ukrainy do Polski.

Obowiązki pracodawcy w związku z powierzaniem pracy na podstawie oświadczenia

Pracodawca, którego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, ma obowiązek poinformować starostę o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu, zaś w przypadku niepodjęcia pracy w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w oświadczeniu;
Pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem, a wcześniej przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu. W umowie podmiot jest zobowiązany uwzględnić warunki zawarte w oświadczeniu i przekazania jej kopii organowi, który wpisał oświadczenie do ewidencji przed powierzeniem pracy;
Pracodawca ma obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników (np. zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom, np. umowa o pracę, zlecenia czy agencyjna czy dostosowanie wysokości wynagrodzenia do aktualnej wysokości minimalnego wynagrodzenia w przypadku niższej kwoty wskazanej w oświadczeniu), a także obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów (np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca). Za niedopełnienie powyższych obowiązków grożą sankcje.

Kontynuacja pracy cudzoziemca, który pracował na podstawie oświadczenia

Gdy polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, który zatrudniał cudzoziemca na podstawie umowy o pracę przez okres nie krótszy niż 3 miesiące na podstawie oświadczenia a podmiot chce kontynuować z nim współpracę w oparciu o umowę o pracę na tym samym stanowisku, może złożyć do wojewody wniosek o wydanie zezwolenia na pracę (lub cudzoziemiec wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt i pracę). W takim przypadku cudzoziemiec będzie mógł legalnie wykonywać pracę na rzecz ww. pracodawcy w okresie oczekiwania na decyzję w sprawie zezwolenia.

Sytuacje, w których nie jest wymagane uzyskanie nowego oświadczenia

zmiana siedziby lub miejsca stałego pobytu, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi;
przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
nastąpiła zmiana nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Informacje szczegółowe urzędu

Dokumenty niezbędne przy oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (prace niesezonowe)

Wniosek o powierzeniu pracy cudzoziemcowi powinien być poprawnie wypełniony, podpisany elektronicznie przez osobę uprawnioną i przesłany za pomocą systemu teleinformatycznego praca.gov.pl. Oświadczenie dotyczące karalności pracodawcy musi być podpisane wyłącznie przez pracodawcę lub prokurenta, a w przypadku spółek przez każdego wspólnika bądź formalnego reprezentanta podmiotu. Do wniosku należy dołączyć dowód wniesienia opłaty w wysokości 400 zł z jednoznacznym wskazaniem cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie; opłata jest przekazywana na rachunek Powiatowego Urzędu Pracy w Tomaszowie Lubelskim nr 73 9101 0003 2020 0009 5888 0001 z tytułem przelewu "oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi" oraz imieniem i nazwiskiem cudzoziemca i numerem jego paszportu.

W przypadku gdy podmiot zatrudniający jest osobą fizyczną, wymaga się ważnego dowodu osobistego lub innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Należy dołączyć cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie. Osoby fizyczne muszą wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO.

Gdy pracodawcą użytkownikiem jest agencja pracy tymczasowej, wymagany jest dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika potwierdzający uzgodnienie skierowania cudzoziemca przez tę agencję. W przypadku zamiaru powierzenia pracy w zawodzie regulowanym konieczne jest dołączenie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków; wykaz zawodów regulowanych dostępny jest na stronie ec.europa.eu, przykładowo obejmuje m.in. dietetyka, instruktora nauki jazdy, konserwatora dźwigów, kierowców pojazdów powyżej 3,5 tony, monterów rusztowań, nauczycieli oraz operatorów maszyn. Wniosek powinien zawierać oświadczenie dotyczące niedokonywania działań ułatwiających cudzoziemcom wjazd lub pozornego powierzenia pracy oraz oświadczenie o posiadaniu środków finansowych lub źródła dochodu niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy.

Niezbędne są także oświadczenie podmiotu dotyczące karalności cudzoziemca oraz oświadczenie potwierdzające, że proponowane wynagrodzenie nie jest niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalną. Jeżeli strona działa przez pełnomocnika, pełnomocnictwo musi być poświadczone notarialnie. Wszystkie załączniki do wniosku muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisane profilem zaufanym; instrukcja dokonywania elektronicznego podpisu dostępna jest na stronie gov.pl.

Informacje o wybranych załącznikach

OŚWIADCZENIE O NIEKARALNOŚCI -art 13 ust.1 pkt 1 lit. c-g.docx:
Oświadczenie podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi dotyczące okoliczności wymienionych w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c–g ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, stanowiące załącznik do zarządzenia Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Tomaszowie Lubelskim. Najważniejsze: dokument wymaga, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, potwierdzenia czy podmiot lub osoba działająca w jego imieniu była prawomocnie ukarana lub skazana za wskazane wykroczenia i przestępstwa (w tym określone artykuły Kodeksu karnego oraz przestępstwa związane z handlem ludźmi), oraz zawiera pouczenia proceduralne, m.in. zakaz składania przez pełnomocnika niebędącego prokurentem i wymóg podpisania nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem oświadczenia o powierzeniu pracy.
Klauzula RODO.docx:
Załącznik zawiera klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych przez Powiatowy Urząd Pracy w Tomaszowie Lubelskim w związku z powierzaniem pracy cudzoziemcom. Informuje o celach przetwarzania, podstawach prawnych (RODO i krajowe ustawy), odbiorcach i okresie przechowywania danych, prawach osób, obowiązku podania danych niezbędnych do załatwienia spraw związanych z zezwoleniami na pracę sezonową i oświadczeniami oraz że dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani przetwarzane w sposób zautomatyzowany.
OŚWIADCZENIE dot. pozoru.docx:
Załącznik stanowi wzór oświadczenia podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, składany do powiatowego urzędu pracy na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 marca 2025 r., dotyczący okoliczności wymienionych w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. n oraz pkt 7 i 9 i służący potwierdzeniu, czy powierzanie pracy nie ma charakteru pozornego. Kluczową informacją jest zobowiązanie podmiotu, pod rygorem odpowiedzialności karnej, do oświadczenia, że nie działa w celu ułatwienia wjazdu cudzoziemcom, nie ubiega się o zezwolenie w celu pozornego powierzenia pracy oraz nie powierzy pracy na warunkach wskazanych w zezwoleniu ani na rzecz osób trzecich.
OŚWIADCZENIE posiadanie środków oświadczenie.docx:
Wzór oświadczenia podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, określający konieczność potwierdzenia posiadania środków finansowych i źródeł dochodu niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, sporządzony na podstawie art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. l ustawy z dnia 20 marca 2025 r. Dokładne wskazanie istotnych elementów obejmuje informację o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, pole wyboru dotyczące posiadania bądź braku środków oraz zastrzeżenie, że oświadczenie nie może być składane przez pełnomocnika niebędącego prokurentem.
oświadczenie o niekaralności cudzoziemca_2025.docx:
Załącznik stanowi wzór oświadczenia, w którym podmiot wskazuje, czy cudzoziemiec objęty wnioskiem był prawomocnie skazany za przestępstwa wymienione w art. 270, 271, 272, 273 lub 275 Kodeksu karnego w związku z rejestracją oświadczenia o powierzeniu pracy. Istotą dokumentu jest obowiązek jednoznacznego zaznaczenia i podpisania informacji o braku lub istnieniu prawomocnego skazania za wskazane artykuły oraz skreślenia opcji niepotrzebnej.
Pełnomocnictwo.docx:
Dokument jest wzorem pełnomocnictwa dla przedstawiciela Podmiotu przed Powiatowym Urzędem Pracy w Tomaszowie Lubelskim dotyczącym wniosków o wydanie/przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową oraz oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Upoważnienie zezwala na składanie i odbiór dokumentów, udzielanie informacji, składanie podpisów i nanoszenie poprawek, z wyłączeniem prawa do podpisania oświadczenia o niekaralności, oraz określa okres ważności i obowiązek zapoznania się pełnomocnika z klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych.

Pełne treści załączników znajdziesz w artykule.

Funkcja korzysta z technologii sztucznej inteligencji (AI).

1. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – poprawnie wypełnione, podpisane elektronicznie przez uprawnioną osobę i wysłane za pomocą systemu teleinformatycznego: https://www.praca.gov.pl/eurzad/strona-glowna

2. Oświadczenie dot. karalności pracodawcy – podpisane wyłącznie przez pracodawcę/prokurenta. W przypadku spółek oświadczenie składa każdy wspólnik bądź osoba formalnie reprezentująca podmiot (np. członkowie zarządu);

3. Dowód wniesienia opłaty określający cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie w wysokości 400 zł;

Dane do przelewu: Powiatowy Urząd Pracy w Tomaszowie Lubelskim

nr rachunku bankowego: 73 9101 0003 2020 0009 5888 0001

tytuł przelewu: oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz imię i nazwisko cudzoziemca i nr jego paszportu;

4. Ważny dowód osobisty lub ważny dokument podróży albo, jeżeli takiego dokumentu nie posiada i nie może go uzyskać, inny ważny dokument potwierdzający tożsamość – w przypadku gdy podmiotem zatrudniającym cudzoziemca jest osoba fizyczna;

5. Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie;

6. Informacja o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych RODO - dotyczy osób fizycznych;

7. Dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;

8. Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków –w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym;

Wykaz zawodów regulowanych znajduje się na stronie:

https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/regprof/professions/bycountry

Przykładowe zawody regulowane to: dietetyk, instruktor nauki jazdy, konserwator dźwigów, kierowca pojazdu samochodowego lub zespołu pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 ton w zarobkowym transporcie drogowym, kierowca pojazdu samochodowego przeznaczonego konstrukcyjnie do przewozu powyżej 5 osób łącznie z kierowcą w zarobkowym transporcie drogowym, monter rusztowań, nauczyciel, obsługujący dźwignice, operator maszyn i urządzeń do produkcji betonu, asfaltobetonu, elementów betonowych, kamiennych i pokrewnych, operator sprzętu do robót ziemnych i urządzeń pokrewnych, operator wózków jezdniowych podnośnikowych z mechanicznym napędem podnoszenia.;

9. Oświadczenie dot. działania podmiotu w celu ułatwienia cudzoziemcom wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub pozornego powierzenia pracy cudzoziemcowi;

10. Oświadczenie dot. posiadania środków finansowych lub źródła dochodu niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi;

11. Oświadczenie podmiotu dot. karalności cudzoziemca;

12. Oświadczenie, że wysokość wynagrodzenia podana w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie jest niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku;

13. Pełnomocnictwo poświadczone notarialnie – gdy strona działa przez pełnomocnika.

Wszystkie załączniki dołączane do wniosku muszą być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisane profilem zaufanym

Instrukcja dokonywania elektronicznego podpisu dokumentów jest dostępna na stronie:

https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany